Todo el tiempo escuchamos por todos lados la importancia de
implementar procesos en las empresas para tener una empresa estandarizada,
profesionalizada y que no dependa del dueño o de ciertas personas clave. Sin
embargo, hablando de las PYMES y de la realidad en cuanto a la de procesos
surge una gran incertidumbre en cuanto a cómo implementar de manera efectiva
procesos en una PYME. En realidad es como un agujero negro, si bien la mayoría
de las personas pudieran tener una idea de lo que es implementar un proceso y
que conlleva, a la hora de hacerlo en sus empresas, la mayoría únicamente
obtiene frustraciones al tratar de hacerlo o en el mejor de los casos, buenos
resultados en el corto plazo y decepción en el largo plazo.
La realidad es que efectivamente los procesos bien
implementados en una empresa pueden ser una enorme bendición, una verdadera
liberación.
Recientemente trabajando con un Cliente estábamos revisando
los procesos que se venían documentando desde hace meses en la empresa y nos
dimos una sorpresa, los procesos tenían varios errores y detalles que había que
corregir. A continuación revelamos los puntos más importantes que hay
que considerar para realmente implementar procesos de manera exitosa en una
PYME y obtener resultados extraordinarios.
Aseguramos que si siguen estos pasos van a implementar
de manera exitosa procesos en su empresa, pero tienen que seguir las pasos al
pie de la letra, no se pueden saltar ninguno. Antes de iniciar con los pasos es
importante aclarar algo: los procesos son aburridos: seamos honestos, no hay
mucha gente allá fuera en las PYMES que su pasión sea documentar procesos y
hacer diagramas. Y es que en realidad, documentar procesos es bastante aburrido
y es muy importante reconocerlo. Es como las dietas, a nadie le gusta dejar de
comer todas esas cosas que tanto le gustan, pero si quieres estar saludable,
tendrás que hacer el sacrificio de hacerlo por tu salud. Lo mismo sucede con
los procesos, los beneficios serán increíblemente buenos si se implementan con
éxito, así que vale la pena el sacrificio.
Los 4 pasos para implementar con éxito los procesos en una
PYME son:
1. Definir una lista de procesos críticos a documentar con
responsables y fecha de entrega: muy
sencillo, en una hoja de Word o Excel se ponen 5 columnas: El nombre del
proceso a documentar, la persona responsable (solo puede haber un responsable),
las personas que podrán participar en la documentación del proceso, OJO, solo
son participantes, el responsable es solo uno, fecha compromiso para tener el
proceso documentado y por último una columna para ir registrando los avances.
La lista no debe de ser mayor a 5 procesos para comenzar, sabemos que tienes
como 80 procesos que te gustaría estandarizar incluyendo el cómo se debe de
limpiar y dejar ordenada la sala de juntas, pero escoge los 5 procesos más
críticos y que más problemas te estén dando en este momento en tu PYME.
2.
Utilizar el formato adecuado para documentar los procesos: esta parte puede
parecer intrascendente pero no lo es, el formato a utilizar puede hacer toda la
diferencia, existen muchas y variadas formas de documentar un proceso pero
todas son la mezcla de 2 formatos principales: diagrama de flujo (cuadritos,
triangulitos y flechitas) y un listado de los pasos del proceso. Puedes utilizar una mezcla de ambos, donde al inicio del proceso se mapea
de manera muy sencilla, MUY general y después se explica el proceso por pasos
muy detallados. Aquí la gran recomendación es que busquen ayuda para definir el
formato. En el último de los casos, si tienes que elegir para comenzar,
utiliza el formato de listado de pasos no el de diagrama de flujo.
3.
Documentar los procesos: es como las dietas, un día a la vez, poco a poco se
tendrá que ir adquiriendo la disciplina en la empresa para dedicarle el tiempo
a documentar procesos, revisarlos, mejorarlos, etc. Lo importante es comenzar a
hacer, y si las personas en la empresa se comienzan a quejar, porque créanme
que muchos lo harán, de que ahora tienen más trabajo que hacer, la respuesta es
muy sencilla: documentar procesos es parte de tu trabajo, solo que no lo
estabas haciendo antes y ahora se tiene que hacer.
4. Implementar los procesos:
una vez que se terminan de documentar los procesos, la forma adecuada de
implementarlos es capacitando a la gente y ¿cómo se hace esto?, muy sencillo,
muy sencillo: se sientan todos los involucrados a leer el proceso en voz alta,
cada quien leyendo la parte que le corresponde de cada paso del proceso. Aquí
muy seguramente saldrán ajustes al proceso ya que es muy normal que cuando
alguien está documentando un proceso le de ceguera de taller, en donde de tanto
ver el mismo documento todo el tiempo, se le escapan detalles.
5. Revisar los
procesos: esta es la parte más importante de todas!!!, es como las dietas, de
nada sirve que te pongas a dieta 3 meses, si al final vas a dejar la dieta y
vas a tener el famoso “rebote” y en un mes más vas a volver a tu peso anterior.
De nada sirve documentar procesos si no se implementan y aquí el secreto es que
se revisen continuamente, ¿qué significa esto? muy sencillo, muy sencillo, que
cuando surja una duda respecto a una actividad que ya tenga un proceso
documentado, siempre hay que referirse al proceso y revisarlo. Revisar cada 2
meses con el personal todos los procesos de la misma forma que el punto
anterior, juntándose con los involucrados a que lean el proceso en voz alta.
Después de 2 o 3 veces de hacer esto, la revisión se puede hacer cada 4 meses.
En IPCE te invitamos a nuestros cursos de mapeo de procesos y sistema de gestión documental, consulta fechas en www.facebook.com/IPCEMX
Emprende
@ipcemx
No hay comentarios.:
Publicar un comentario