¿Qué son y Para qué me sirven las 5´s?

Dentro de las diversas técnicas japonesas que existen como modelos de mejora para la calidad y productividad de una empresa, existe en particular principios básicos de la vida cotidiana que pueden ser trasladados a la vida personal de cada individuo. Estos principios se conocen como las 5´s y aquí se describen que son y para que te pueden funcionar.

Antes que nada, las 5´s se derivan del modelo de producción de Toyota en la década de los 60´s y al originarse en Japón estos principios inician con la letra S por su país de origen ¿pero qué significan?

Seiri - Clasificar

Seiton - Ordenar

Seiso - Limpiar

Seiketsu – estandarizar

Shitsuke – Disciplinar

Estos 5 principios han regido un amplio desempeño y rendimiento en las empresas japonesas, y estos principios son básicos que pueden brindar amplios resultados a las empresas mexicanas, pero incluso en la vida diaria de todos los mexicanos.

¿Por qué me pueden servir?

Primero se debe reconocer y aceptar que incluso desde el hogar, ya sea en las recamaras, baños, salas, etcétera, puede existir desorden y falta de higiene, con mucho mayor razón en las empresas si cuentan las talleres de mantenimiento, líneas de producción, almacenes, e incluso en los muebles de las oficinas.

Saber reconocer y aceptar que se puede mejorar es el primer paso previo a la implementación de las 5´s.

Ahora el siguiente paso es iniciar con la implementación de cada una de las “S”.

SEIRI.

Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer.

Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

• Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.
• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica).
• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
• Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (Seiton).

El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

SEITON

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

Normas de orden:

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
• Definir las reglas de ordenamiento
• Hacer obvia la colocación de los objetos
• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
• Clasificar los objetos por orden de utilización
• Estandarizar los puestos de trabajo
• Favorecer el 'FIFO' en español = PEPS primero en entrar primero en salir

SEISO

Una vez despejado (Seiri) y ordenado (Seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (Seiso). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

• Normas de limpieza:
• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones
• Facilitar la limpieza y la inspección
• Eliminar la anomalía en origen

SEIKETSU

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.

Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (Seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

·         Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».

·         Favorecer una gestión visual.

·         Estandarizar los métodos operatorios.

·         Formar al personal en los estándares.

SHITSUKE

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.

Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua y fiable de la aplicación del método de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un fin en sí mismo.

Conclusión: ¿Me sirve aprender esto?

Si tratas de llevar poco a poco y paso a paso cada una de las 5´s los resultados los veras en poco tiempo y hablaran por si solos. Impleméntalo en tu vida diaria y después trasládalo a tu vida en la oficina u área de la empresas donde labores y si eres empresario, con mucha mayor razón establécelo como política en tu organización, veras que incluso financieramente te hará más rentable tu negocio y tendrás mejor control de las cosas.

En IPCE se ofrece el curso “Técnicas Japonesas para PYMES” La finalidad del curso es enseñar esta metodología junto con otras más para un mayor rendimiento empresarial en los mexicanos. El curso va dirigido a emprendedores, estudiantes, profesionistas independientes y empresarios PYME.

¡No lo pienses tanto y vive tú día a día con las 5´s como tu guía!

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