Cada día más jefes de proyectos quieren
utilizar diferentes estándares ISO. Existen diferentes
motivos para ello. Lo primero, es que los
estándares ayudan a optimizar la calidad de los procesos de la
organización. Eso genera una ventaja interna. La organización podrá ir más allá
para conseguir la certificación de una norma ISO, y es que es interesante a la
hora de atraer clientes. Un claro ejemplo
es la norma ISO 9001.
Normativa y gestión de documentos
Cada vez más organizaciones quieren conseguir un
certificado ISO. La gran mayoría de jefes de proyectos no conocen muy bien cómo les pueden ayudar las
normas ISO. Es muy complicado encontrar información concreta.
La norma ISO 9001 es un estándar internacional que
ayuda a las organizaciones a optimizar los procesos de la organización. La
norma ISO 9001 se elabora por la Organización Internacional de la
Estandarización. Existen muchos sectores
unidos a la normativa ISO, como puede ser el control de la
calidad de los productos que ofrece la organización. La norma ISO 9001 no
contiene reglas específicos o listas de control. Ofrece la posibilidad de que
cada organización pueda crear su propia estrategia. Un sistema de gestión
documental puede dirigir
la ejecución de la estrategia planificada para gestionar los
documentos.
¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental?
La norma ISO 9001 no es ningún paquete que se
puede añadir a un sistema de gestión documental, pero la gestión documental tiene una gran
influencia sobre si se puede cumplir con la norma ISO 9001. Un
gestor documental cumple con diferentes condiciones básicas para la
certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica.
¿Qué gestor documental es adecuado?
Una organización que quiera cumplir con la norma
ISO 9001 de forma estricta y conseguir la certificación deberá seguir un número de pasos específicos
antes de elegir el sistema de gestión documental. El primer paso es realizar
una medida por parte de la agencia de certificación. Después, es necesario
conocer que le falta para conseguir
el certificado de la norma ISO 9001.
Con esta información puede preceder a un consultor
de normas ISO. Dicho consultor ayuda a las organizaciones a desarrollar la estrategia necesaria para
reforzar los puntos débiles y así, poder cumplir con la norma
ISO 9001. Un jefe de proyecto puede hacer esto, pero la certificación es un
asunto muy complejo y un consultor suele tener
mucha más experiencia.
Un gestor documental para las empresas que quieren implantar la norma ISO 9001
No todas las organizaciones se benefician por
igual al realizar un seguimiento y certificación de la norma ISO 9001. El costo del proceso por completo supera
el beneficio que obtiene la empresa al conseguir la
certificación. Esto se aplica de forma especial en pequeñas organizaciones.
Un sistema de gestión puede ayudar a cumplir con
las condiciones básicas de la norma ISO 9001 en procesos internos de la
organización. Cada norma ISO cuenta con diferentes
clausulas básicas sobre la gestión de la información, el
archivo, el acceso a la información y el flujo de trabajo de los documentos.
Dichas funcionalidades se encargan de que el sistema de gestión contribuya de forma indirecta con el
cumplimiento de las condiciones de la certificación ISO 9001.
¿Es adecuado un sistema de gestión documental para ISO 9001?
Un sistema de gestión documental puede ser una
herramienta para conseguir el certificado ISO 9001. El alcance varía
dependiendo de la norma que se certifique. Hay empresas que pueden estar interesadas en certificarse
en ISO 14001, ISO 31000, aunque todas necesitan un buen gestor documental en el
que poder describir la estrategia a seguir.
En este caso, la aplicación de la norma ISO 9001
tiene normativas específicas de gestión de la calidad. Existen también diferentes estándares para la
gestión de archivos sobre los que el sistema de gestión
documental tiene una gran influencia.
¿Qué influencia tiene un gestor documental?
Un sistema de gestión documental contribuye de dos
formas a la seguridad de la información, previniendo
la perdida de información y la seguridad de la información confidencial.
Lo complicado es garantizar la seguridad de la información sin comprometer la
accesibilidad de los documentos. Se pueden establecer copias de seguridad de
toda la información con regularidad y proteger dicha información detrás de un
cortafuegos. Un sistema de gestión documental se encarga de generar un acceso,
pero se controla mediante controles de acceso.
El sistema deberá identificar a las personas que están autorizadas
para consultar o editar ciertos documentos.
En IPCE apoyamos a implementar el sistema de gestión y certificar tu empresa, si te interesa escríbenos a contacto@ipce.org.mx
No hay comentarios.:
Publicar un comentario