¿Qué es el Flujo de Efectivo? Principios Básicos.

En las finanzas empresariales y personales difícilmente se puede conocer como gastamos dinero y de donde ganamos dinero, un principio básico de conocer ingresos y egresos de nuestro negocio o incluso de nuestra vida personal. Un estado financiero que ayuda mucho a conocer esta situación es el Estado de Cambios en la Situación Financiera mejor conocido como Flujo de Efectivo o Flujo de Caja.

Pero ¿Qué es el flujo de efectivo?

El principio básico es que se trata de un estado financiero que nos permite saber de dónde se obtiene dinero y en qué se gasta dicho dinero.

Este estado financiero es útil ya que nos ayudara a la planeación financiera, a realizar presupuestos e incluso a saber en cuanto tiempo recuperamos la inversión de un negocio o proyecto a invertir.

Existen diversos tipos de flujos de efectivos y sus estructuras varían un poco, pero lo que tienen que conocer básicamente es la estructura siguiente:

Un flujo de efectivo se conforma de Entradas y Salidas de dinero, y al final habrá un saldo.

ENTRADAS                                    SALIDAS

INGRESOS             -                      EGRESOS                =         SALDO FINAL

Esta es una forma muy sencilla de entender como estructurar un flujo de efectivo básico. Mencionando de nueva cuenta que existen diversas estructuras de flujos de efectivo, por ejemplo con y sin financiamiento, con y sin depreciación, flujos de efectivos integrales, etcétera.

Lo importante en este blog es mencionar sobre los beneficios que representa tener un flujo de efectivo, incluso desde las finanzas personales y llevarlo como una disciplina. Hagamos un ejercicio de flujo de efectivo para finanzas personales:

Supongamos que nuestras entradas de dinero son prácticamente nuestro salario mensual, y nuestras salidas, todos los gastos fijos de la casa, familia y personales.

ENTRADAS                                                SALIDAS

Sueldo Mensual                                        Renta Departamento

$15,000                                                       $5,000

                                                                       Despensa Mensual Hogar

                                                                       $5,000

                                                                       Comidas

                                                                       $1,000

                                                                       Transportes

                                                                       $1,000

                                                                       Gasolinas

                                                                       $1,500

                                                                       Entretenimiento

                                                                       $2,500

Total Entradas                                          Total Salidas                      Saldo Final

$15,000                                -                      $16,000                    =         (-) $1,000

Si se dan cuenta en este fácil ejercicio podremos saber cuánto dinero al mes recibimos y cuánto dinero al mes gastamos y porque motivos. Al final en el saldo final que resulta de la diferencia de las entradas y salidas, se ve claramente como gastamos $1,000 pesos más de lo que ganamos al mes, esta situación provocara que mes a mes arrastremos mil pesos y terminemos el año seguramente pidiendo préstamos y debiendo ya 12 mil pesos más los intereses de préstamos, y todo por no llevar una adecuada administración y planeación financiera.

Si aprendemos a llevar un flujo de efectivo adecuado, podemos tomar decisiones financieras, por ejemplo quizás en vez de gastar al mes $2,500 en entretenimiento, podemos bajarle a solo $1,500, y esta decisión nos provocara ya no tener un saldo negativo, y si se analiza cada rubro de lo que gastamos seguramente podemos tener un saldo final positivo, lo que nos generara una cultura del ahorro, que posteriormente podrá ser dinero para ser un inversionista.

Espero esta información te sea de utilidad y apliques ya un flujo de efectivo en tu vida personal y luego trasládalo a tu negocio o PYME, estoy seguro que los resultados te serán magníficos.

Por ultimo aquí les dejo un curso de flujo de efectivo y punto de equilibrio que les podrá ayudar bastante si lo toman: http://on.fb.me/17v66is y también revisa continuamente la página de IPCE en www.ipce.org.mx para ver nuevas fechas sobre éste curso y otras más de gran interés para tu desarrollo empresarial y financiero.

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¿Qué son y Para qué me sirven las 5´s?

Dentro de las diversas técnicas japonesas que existen como modelos de mejora para la calidad y productividad de una empresa, existe en particular principios básicos de la vida cotidiana que pueden ser trasladados a la vida personal de cada individuo. Estos principios se conocen como las 5´s y aquí se describen que son y para que te pueden funcionar.

Antes que nada, las 5´s se derivan del modelo de producción de Toyota en la década de los 60´s y al originarse en Japón estos principios inician con la letra S por su país de origen ¿pero qué significan?

Seiri - Clasificar

Seiton - Ordenar

Seiso - Limpiar

Seiketsu – estandarizar

Shitsuke – Disciplinar

Estos 5 principios han regido un amplio desempeño y rendimiento en las empresas japonesas, y estos principios son básicos que pueden brindar amplios resultados a las empresas mexicanas, pero incluso en la vida diaria de todos los mexicanos.

¿Por qué me pueden servir?

Primero se debe reconocer y aceptar que incluso desde el hogar, ya sea en las recamaras, baños, salas, etcétera, puede existir desorden y falta de higiene, con mucho mayor razón en las empresas si cuentan las talleres de mantenimiento, líneas de producción, almacenes, e incluso en los muebles de las oficinas.

Saber reconocer y aceptar que se puede mejorar es el primer paso previo a la implementación de las 5´s.

Ahora el siguiente paso es iniciar con la implementación de cada una de las “S”.

SEIRI.

Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer.

Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

• Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.
• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica).
• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
• Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (Seiton).

El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

SEITON

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

Normas de orden:

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
• Definir las reglas de ordenamiento
• Hacer obvia la colocación de los objetos
• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
• Clasificar los objetos por orden de utilización
• Estandarizar los puestos de trabajo
• Favorecer el 'FIFO' en español = PEPS primero en entrar primero en salir

SEISO

Una vez despejado (Seiri) y ordenado (Seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (Seiso). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

• Normas de limpieza:
• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones
• Facilitar la limpieza y la inspección
• Eliminar la anomalía en origen

SEIKETSU

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.

Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (Seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

·         Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».

·         Favorecer una gestión visual.

·         Estandarizar los métodos operatorios.

·         Formar al personal en los estándares.

SHITSUKE

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.

Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua y fiable de la aplicación del método de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un fin en sí mismo.

Conclusión: ¿Me sirve aprender esto?

Si tratas de llevar poco a poco y paso a paso cada una de las 5´s los resultados los veras en poco tiempo y hablaran por si solos. Impleméntalo en tu vida diaria y después trasládalo a tu vida en la oficina u área de la empresas donde labores y si eres empresario, con mucha mayor razón establécelo como política en tu organización, veras que incluso financieramente te hará más rentable tu negocio y tendrás mejor control de las cosas.

En IPCE se ofrece el curso “Técnicas Japonesas para PYMES” La finalidad del curso es enseñar esta metodología junto con otras más para un mayor rendimiento empresarial en los mexicanos. El curso va dirigido a emprendedores, estudiantes, profesionistas independientes y empresarios PYME.

¡No lo pienses tanto y vive tú día a día con las 5´s como tu guía!

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¿Qué es la Programación Lineal?

Es probable que muchas o pocas personas conozcan que es la programación lineal. Buscando alguna definición encontramos en Wikipedia la siguiente:

La programación lineal es un procedimiento o algoritmo matemático mediante el cual se resuelve un problema indeterminado, formulado a través de un sistema de inecuaciones lineales, optimizando la función objetivo, también lineal.

Consiste en optimizar (minimizar o maximizar) una función lineal, denominada función objetivo, de tal forma que las variables de dicha función estén sujetas a una serie de restricciones que expresamos mediante un sistema de inecuaciones lineales.

La definición anterior es correcta, sin embargo quizás no tan sencilla de entender, por lo que daremos una explicación un poco más fácil de comprender. Antes que nada, debemos visualizar que la programación lineal no es otra cosa más que una herramienta de la ingeniería para solucionar problemas de la vida cotidiana, es decir, un modelo más para tratar de facilitarnos la vida diaria, y como ningún modelo es perfecto, implica sus ventajas y desventajas. No obstante, la programación lineal concebida como una herramienta de solución nos puede permitir estimar mejor una proyección futura financiera, un método de producción, de inventarios, de asignación de personal, incluso como distribuir de mejor forma a los meseros en diversos horarios en un restaurant.

Lo importante es que se empiece a difundir y a capacitar mejor sobre esta gran herramienta a emprendedores y sobre todo microempresarios PYME, ya que son las empresas pequeñas las que de mejor forma pueden implementar sistemas de mejora con ayuda de la programación lineal. Existe toda una historia sobre esta herramienta, alcances e incluso forma parte de algunas carreras del IPN o UNAM, sin mencionar maestrías  o doctorados, pero no sirve de nada manejar estos modelos a nivel académico sino se le pueden enseñar a los nuevos emprendedores o empresarios para mejorar su vida empresarial.

Aquí te recomiendo un curso ofrecido por Ingeniería para Potenciar la Cultura Empresarial A.C. consulta su calendario en www.ipce.org.mx 

En este curso te brindaran los conocimientos necesarios para que inicies a comprender y usar esta herramienta y no importa que no conozcas nada del tema.

También te puedo recomendar estudies las maestrías de:

Ing. Industrial en la UPIICSA del IPN.

Investigación de Operaciones de la UNAM.

Entre algunos otros planes académicos ofrecidos por estas 2 instituciones.

Respecto a literatura, si deseas empezar desde cero, revisa el libro: 

INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES – TAHA HANDY

Aquí incluso te coloco una liga para que lo puedas descargar gratuitamente:

http://teoriadecontrabando.files.wordpress.com/2011/02/investigacionde-operaciones-taha-handy.pdf

El manual digital IPCE

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¿Qué es Balanced Scorecard?

En 1992, Kaplan y Norton de Harvard University revolucionaron la administración de empresas al introducir un concepto bastante efectivo para alinear la empresa hacia la consecución de las estrategias del negocio, a través de objetivos e indicadores tangibles. La principal innovación fue la introducción de mediciones sobre los intangibles como requisitos indispensables para alcanzar los objetivos financieros.

Puede entenderse al BSC como una herramienta o metodología, lo importante es que convierte la visión en acción mediante un conjunto coherente de indicadores agrupados en 4 categorías de negocio.

Según Mario Vogel, "BSC lo ayuda a balancear, de una forma integrada y estratégica, el progreso actual y suministra la dirección futura de su empresa, para ayudarle a convertir la visión en acción por medio de un conjunto coherente de indicadores, agrupados en 4 diferentes perspectivas, a través de las cuales se puede ver el negocio en su totalidad."

Las 4 categorías de negocio son: Financieras, Clientes, Procesos Internos y Formación y Crecimiento. BSC sugiere que estas perspectivas abarcan todos los procesos necesarios para el correcto funcionamiento de una empresa y deben ser considerados en la definición de los indicadores. De acuerdo a las características propias de cada negocio pueden existir incluso más, pero difícilmente habrá menos de las mencionadas.

El equilibrio entre los indicadores es lo que da nombre a la metodología, pues se presenta un balance entre los externos relacionados con accionistas y clientes, y los internos de los procesos, capacitación, innovación y crecimiento; también existe un equilibrio entre indicadores de resultados, los cuales ven los esfuerzos (principalmente económicos) pasados e indicadores que impulsan la acción futura (capacitación, innovación, aprendizaje, etc.).

El BSC permite tener el control del estado de salud corporativa y la forma cómo se están encaminando las acciones para alcanzar la visión. A partir de la visualización y el análisis de los indicadores balanceados, pueden tomarse acciones preventivas o correctivas que afecten el desempeño global de la empresa.

Por sus características, el BSC puede implementarse a nivel corporativo o en unidades de negocio con visión y estrategias de negocios definidas y que mantengan cierta autonomía funcional.

Implementación del BSC.

 Una vez definido el modelo de negocio y los indicadores de acción y resultados, es posible implementar el BSC de dos formas:

Modelo de control y seguimiento. En caso de que la visión, estrategias e indicadores estén perfectamente definidos y acordados, el BSC puede implementarse como un tradicional modelo de análisis por excepción. Se da un seguimiento puntual sobre los avances en el logro de las estrategias con respecto a lo planteado y el BSClibera una cantidad de trabajo importante al directivo, al realizar análisis por excepción de aquellos procesos conocidos que, eventualmente, requieren de más tiempo para su análisis; un análisis que sólo se da cuando no corresponden los datos con el objetivo.

Modelo de aprendizaje organizativo y comunicación. En empresas donde no existe un acuerdo unánime, que están en crecimiento o se quiere aprovechar el potencial de los empleados sin perder el control de la empresa, el BSC no debe utilizarse como un modelo de control, sino como un modelo de aprendizaje, un modelo proactivo que enriquezca las definiciones originales. En este caso, los valores de los indicadores pueden aprovecharse para adecuar la estrategia planteada originalmente y, por extensión, los rumbos de la empresa. A diferencia del modelo de control, el estratega necesita constantemente analizar los indicadores y tomar decisiones que reorienten los esfuerzos para obtener máximos beneficios.

Feedback y aprendizaje estratégico.

En uno de los aspectos más innovadores, BSC no termina en el análisis de los indicadores. Es un proceso permanente en el que puede haber feedback de un bucle, que consiste en corregir las desviaciones para alcanzar los objetivos fijos definidos y feedback de doble bucle, donde los estrategas cuestionan y reflexionan sobre la vigencia y actualidad de la teoría planteada en un inicio, y su posible adecuación. El feedback sugiere aprendizaje estratégico, que es la capacidad de formación de la organización a nivel ejecutivo, es el poder "aprender la forma de utilizar el Balanced Scorecard como un sistema de gestión estratégica."

Beneficios

El Balanced Scorecard induce una serie de resultados que favorecen la administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del análisis. Entre otros podemos considerar las siguientes ventajas:

• Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa.
• Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.
• Redefinición de la estrategia en base a resultados.
• Traducción de la visión y estrategias en acción.
• Favorece en el presente la creación de valor futuro.
• Integración de información de diversas áreas de negocio.
• Capacidad de análisis.
• Mejoría en los indicadores financieros.
• Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.

La visión y la estrategia de negocios dictan el camino hacia el que deben encaminarse los esfuerzos individuales y colectivos de una empresa. La definición de estrategias por naturaleza es complicada, pero la implementación de la misma representa el mayor obstáculo en la mayoría de las ocasiones. El reto corresponde en identificar exactamente lo que debe monitorearse, para comunicar en todos los niveles de la empresa, si se están alcanzando las estrategias a través de acciones muy puntuales.

Acercate a IPCE y capacitamos en BSC y también ofrecemos consultoría Pyme para implementarlo.